Почему нужно собирать первичные документы, и что будет, если этого не делать

Почему нужно собирать первичные документы, и что будет, если этого не делать

Первичные документы бухгалтерского учета – это документы, которые оформляются при проведении любой хозяйственной операции. Они подтверждают, что вы действительно оказали услугу, продали товар или приобрели его, а также являются основополагающими при расчёте налогов.

Операции по расчетному счету не являются расходами с точки зрения налоговой. По закону расходы появляются тогда, когда вы составляете и подписываете соответствующий акт. Именно эти первичные документы и нужны бухгалтеру от предпринимателя для расчетов налогов и отчетности.

Какие бывают первичные документы?

В законе «О бухгалтерском учёте» не содержится закрытого перечня первичных документов. Но зато говорится о том, какие реквизиты обязательно должны быть в документе, подтверждающем сделку:

  • Название
  • Дата
  • Наименование контрагента
  • Факт хозяйственной жизни (что именно произошло и было оплачено)
  • Единицы измерения (суммы или штуки)
  • ФИО ответственных лиц и их подписи, если необходимо

Вот список самых распространенных видов первичных документов:

  • o акт об оказании услуг или выполнении работ
  • o универсальный передаточный документ
  • o кассовый ордер
  • o товарная накладная
  • o кассовый чек
  • o счёт-фактуры (для компаний на общей системе налогообложения)

Почему первичные документы важно собирать и хранить

Прежде всего, так требует закон. Все акты, накладные и прочие документы рекомендуется собирать своевременно.

Только первичные документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств, если дойдет дело до судебных разбирательств.

Налоговая потребует сканы первичных документов при проведении встречной проверки, если в вашей отчетности и отчетности контрагента различаются цифры. На это требование обычно дается 5-10 дней. В случае нарушения срока, налоговая заблокирует расчетный счет.

Как наличие первичных документов влияет на налоги и дивиденды для ИП и ООО

ИП на УСН «доходы», ЕНВД и патенте — в этих случаях первичные документы на налог не влияют. Для всех остальных это очень важно, потому что если документов нет, то налоги будут больше, а дивиденды заплатить не получится.

ООО на УСН «доходы» — для расчёта налогов первичные документы также не важны, но они влияют на учёт и отчётность.

Например, если у покупателя нет накладной, то считается, что поставщик должен деньги. В этом случае расходы покупателя не учитываются, а баланс получается недостоверный. При отрицательном балансе не получится выплатить дивиденды, а банки не одобрят кредит.

ООО на ЕНВД — как и в предыдущем пункте: налоги от наличия первичных документов тоже не зависят, но для баланса это важно.

Часто случается, что ЕНВД совмещается с УСН или ОСНО, если компания занимается розничными продажами на ЕНВД, а оптовыми, например, на ОСНО. В таком случае, ведется «раздельный учет» и налог для каждой системы рассчитывается отдельно.

Если произошел гарантийный случай и необходимо вернуть бракованный товар поставщику, то также понадобятся первичные документы.

ООО на УСН «доходы-расходы» — обычно чем больше расходов подтверждено документально, тем меньше будет налог. Исключением является ситуация, когда расходы больше доходов, тогда отчетный период закрывается с убытком и, так или иначе, придется заплатить налог в размере 1% от доходов.

ООО и ИП на ОСНО — всё должно подтверждаться документально: чем больше документов, тем лучше. Именно в данном случае, налоговая чаще всего проводит встречные проверки и сверяет список счетов-фактур ваш и вашего поставщика.

Как упростить процесс сбора первичной документации

Можно оформить обмен актами по электронной почте. К действующим договорам нужно подписать дополнительное соглашение, вот тут находится пример шаблона. Процедура абсолютна законна.

Эффективнее всего будет настроить ЭДО (электронный документооборот) – самый быстрый и надежный вариант, также через который без проблем принимают документы налоговая и суды.

Товар добавлен в корзину
Оформить заказ

Смотрите также
от {{product.formated_min_price}}