Обратный звонок
Оставьте нам свои контактные данные, и мы перезвоним вам.
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Введение электронных трудовых книжек: что нужно сделать

С 1 января 2020 года вступили в силу Федеральные законы от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Поправками установлен электронный формат трудовых книжек в качестве альтернативе бумажной версии, регламентирован порядок формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде, внесены изменения в ряд статей Трудового кодекса РФ, а также уточнен порядок выдачи работнику документов и их копий, связанных с работой.

Принятые поправки должны повысить уровень сохранности сведений о трудовой деятельности, упростить процедуру трудоустройства для работников в части взаимодействия с кадровой службой работодателя, снизить издержки трудоустройства как для работника, так и для работодателя.


Что нужно будет сделать в связи с поправками работодателям в 2020 году?

До 30 июня 2020 года работоделям необходимо уведомить каждого сотрудника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой.

До конца 2020 года работники должны подать работодателям заявления о продолжении ведения трудовых книжек или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Если работник выберет электронный формат, то работодатель вынужден будет выдать ему трудовую книжку на руки и, таким образом, освобождается от ответственности за её ведение и хранение. Кроме того, работодателю больше не придётся делать выписку из трудовой книжки по просьбе работника.

Если работник не подаст никакого заявления, то работодатель продолжит вести трудовую книжку. Работник может и прямо указать в заявлении на сохранение бумажного варианта. При этом работодателю всё равно придётся передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР. То есть право на оба формата сохранится за работником, пока он не сделает выбор в пользу электронного варианта.

Для лиц, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года, предусмотрено ведение сведений о трудовой деятельности только в электронном виде.


Когда нужно передавать сведения в ПФР?

Согласно новой ст. 66.1 ТК РФ, работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет её для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Направлять данные в ПФР нужно будет в случае приёма на работу сотрудника с отражением сведений о выполняемых трудовых функциях, переводе на другую постоянную работу и увольнении, а также при написании работником заявления о выборе формата трудовой книжки. ПФР будет хранить почти всю информацию, которую сейчас вносят в трудовую книжку. Исключение — записи о поощрениях и образовании.

В 2020 году направлять информацию нужно будет не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным. Впервые отчёт придётся подать не позднее 15 февраля, если в январе 2020 года в организации произойдут кадровые изменения, например приём или увольнение сотрудников. При подаче сведений в первый раз их нужно будет дополнить данными о трудовой деятельности работника в организации на 1 января 2020 года.

Отдельно установлено, что если к 1 января 2021 года не появится повод подать сведения, нужно будет не позднее 15 февраля 2021 года сообщить в ПФР о деятельности работников в организации. То есть к этому моменту у фонда должны быть сведения обо всех сотрудниках.

С 2021 года уведомлять о приёме и увольнении работника следует не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.